仕事が速い人を観察したらやり方に特徴があったのでぜひマネしてみて

仕事をどんどんこなす女性

あなたの周りに「仕事が速くてデキる人」っていませんか?

私の周りにもそんな人がいて、いつもその速さと正確さに「すごいなー」と驚かされています。

その人を観察していると、あることに気付きました。

仕事が速い人と遅い人の違いは「動作速度」ではなく「仕事のやり方」なのだと。

仕事が速い人は具体的にどんな仕事のやり方をしているのか、観察結果をまとめてみました。

そのやり方をマネすることで、あなたもきっと今より仕事が速くなるはずです。

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仕事が速くなる方法①:時間を有効に使う

数字(1)花

仕事が速い人は、時間の使い方が上手です。

ちょっとした隙間時間、例えば

  • 顧客からの回答を待つ時間
  • 出張の行き帰り
  • 交通機関の乱れによる遅延

などの「何もできない」時間が発生した時に「何かをする」んです。

次の仕事の段取りを考えたり、会議の資料の骨組みを作成したり、プレゼンの原稿を作ったりと、無駄な時間を作らないようにしています。

私の近くにいる仕事ができる人は

  • 通勤電車の中では本を読んで知識をインプット
  • タバコを吸いながら仕事の段取りをぼんやり考える
  • 出張の行き帰りはiPhoneやノートPCで設計書作成

と、仕事が好きなのかな?と思うくらい時間を有効に使っています

ちなみにその人は仕事が好きなわけではなく、無駄な時間を過ごしたくないんだそうです。

仕事が速くなる方法②:タスクに優先順位をつける

数字(2)花

仕事が速い人はやみくもに作業を消化するのではなく、必ず優先順位をつけて作業をしています

そのつけ方にも工夫がされていて

  1. ゴールを決める
  2. ゴールに必要な作業を細かく書き出す
  3. 作業を工程順に並べる
  4. クリティカルパスを見つける

という手順でタスクごとに優先順位を決めています。

システム開発プロジェクトではよく「ガントチャート」と呼ばれる工程表でタスクを管理します。

そうすることでクリティカルパスを見つけやすくし、進捗の遅れを把握しやすくします。

ガントチャートを作っている時は「こんな面倒な事務作業より、早く開発作業したいな〜」と考えてしまいますが、ちゃんと効率よく作業をこなすための大事な工程だったんですね。

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仕事が速くなる方法③:リスクをコントロールする

数字(3)花

仕事が速い人は、リスクに対してもある程度想定しながら仕事をしています。

  • もしこの仕事が期限内に終わらなかったら、どういう影響があるのかを把握
  • こういうリスクが発生する可能性があるので、その場合は別のこの方法でいく
  • 想定外のリスクが発生した場合は、すぐに顧客へ報告する

そういったことを常に意識しながら仕事をしているそうです。

そうすれば

想定内のリスクが発生した場合
→事前にシミュレートしておいた別の方法で対処する

想定外のリスクが発生した場合
→すぐ関係者へ連絡し、期限を延ばしてもらったり、対策案を提示するなどして早急に対処する

といったことができるからです。

だからハプニングが発生した場合でも冷静に対処できるんですね。

ついついリスクは後回しにしたり隠したくなるものですが、慌てず即座に報告・オープンにすることで関係者みんなで対処法を考えることができます

その方が結局は安全にリスク対処でき信頼回復にもつながるのだそうです。

さいごに

ポイントとメモ

どれもこれも当たり前といえば当たり前ですが、自分ができているかと言われると案外できてないことの方が多いものです。

ですが全てができるようになれば、あなたは「仕事の速いデキる人」になれます。

仕事が速くなる方法

  1. 時間を有効に使う
  2. タスクに優先順位をつける
  3. リスクをコントロールする

仕事が速い人のやり方をぜひ自分のものにして、業務遂行力を上げていきましょう。

 


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