愛用歴3年の私が提案するTrelloの使い方6パターン

カラフルな付箋とボールペン4
SE
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プロジェクトのタスク管理ツールとして導入したいが、どうやって使えばいいかを教えてほしいな

主婦
主婦

毎日、毎週、毎月…と定期的に発生する作業を、Trelloを使ってラクに管理できないかしら

私はシステムエンジニア(SE)歴10年ですが、いくつかのプロジェクトでタスク管理ツール「Trello」を使ってきました。

あまりにも優秀なのでどこでも毎日バリバリ活用していましたよ。

個人的にすっかり気に入ってしまい、導入していないプロジェクトではもちろん、プライベートでも愛用しています。

期限厳守タスクや絶対買う物などを忘れてしまうことが、おかげで完全に無くなりました。

今では、これがなければタスク管理できない自信があります。

そんな私が提案するTrelloの使い方を、具体例を交えて

  • 基本的な使い方
  • プロジェクトでの使用例3つ
  • 個人での使用例3つ

を紹介します。

自由度の高いツールだからこそ、自分に合った方法で使いこなせれば、その良さを最大限に発揮できます。

ぜひこの記事を参考にしてTrelloを取り入れてみてください。

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Trelloの基本的な使い方

まずはTrelloの基本的な使い方を説明するため、言葉の定義を簡単に確認します。

Trello画面
Trelloの定義
CHECK

カード:タスクのこと
リスト:カード(タスク)の集合体
ボード:リストの集合体(※上の画像では画面全体)

Trelloの基本的な使い方:ToDo方式

TODO
基本的な使い方

基本的な「かんばん方式」の使い方です。

「ToDo」「Doing」「Done」の3つのリストを用意します。

タスクの状況と一致するリストへ、カードを動かしていきます。

  1. 未着手のタスクは「ToDo」リストにカードとして追加
  2. 作業中のタスクは「Doing」リストへカードを移動
  3. 作業完了のタスクは「Done」リストへカードを移動

こうすることで

  • いま作業中のタスクはいくつあるのか
  • まだ着手していないタスクがどれだけ残っているのか

が一目瞭然です。

見える化することでタスクを効率よく管理できます

今後一切見返さないのであれば、「アーカイブ」で非表示にしたり「削除」でタスク自体を消したりもできます。

プロジェクトでのTrelloの使い方

プロジェクト

Trelloにはプロジェクトのタスク管理に必要な機能がひととおり用意されています。

さらに数々の大企業も利用してるので、安心して使えます。

Trello利用企業

引用元:Trelloについて

それでは具体的にどうやって使っていけばいいのか、私が携わってきたプロジェクトでの使用例を3つ挙げていきます。

プロジェクトでのTrelloの使い方①:進捗単位

プロジェクト-基本
進捗単位での管理例
各項目の定義
  • カード:タスク
  • リスト:進捗状況
  • ボード:プロジェクト

基本的な使い方にのっとった進捗単位での管理方法です。

着手状況に応じて「未着手→着手中→完了」とカードを進めていきます。

進捗が滞ってしまうときは「保留」リストにカードを入れておけば忘れません。

タスクの担当者を明確にしたい場合は、カードごとにメンバーを設定します。

1つのカードに複数のメンバー設定もできます。

プロジェクトでのTrelloの使い方②:メンバー単位

プロジェクト-メンバー単位
メンバー単位での管理例
各項目の定義
  • カード:タスク
  • リスト:メンバー
  • ボード:プロジェクト

リストをプロジェクトメンバーごとに作る方法もあります。

各メンバーがどのくらいのタスクを抱えているかがひと目でわかります。

終わったカードはアーカイブなり削除なりすれば見えなくなるので、残ったタスクのみ気にすればOKです。

未着手なのか着手中なのか見分けにくいですが、カードにチェックリストを追加し、それに1つでもチェックがついていれば着手中と判断できます。

もしくはラベル機能を活用しても良さそうですね。

また、複数メンバーに関連するタスクが発生しても、メンバー単位まで分割したカードを作成すれば問題なく管理できます。

プロジェクトでのTrelloの使い方③:期限単位

プロジェクト-期限単位
期限単位での管理例
各項目の定義
  • カード:タスク
  • リスト:期限
  • ボード:プロジェクト

期限の迫ったタスクがパッと見てわかるよう、リストをあえて納期別に作ると便利です。

タスク担当者はメンバー機能、進捗度はチェックリスト機能で管理できます。

「完了」リストを作ってそこに終わったカードを放り込んでいくとラクです。

似たような案ですが、日付単位でリストを準備するのもイイかもしれません。

作成するのが大変ですけどね。

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個人でのTrelloの使い方

買い物

実はTrelloってプライベートでも大活躍なんです

買い物、毎月の子供の行事、ゴミ出し、食洗機の掃除、宿題…。

期限つきの用事って日々たくさん生まれます。

それをTrelloで一括管理できれば、便利だと思いませんか?

私も実践している私生活での使い方を3つ紹介します。

個人でのTrelloの使い方①:発生頻度単位

個人-発生頻度
発生頻度単位での管理例
各項目の定義
  • カード:タスク
  • リスト:発生頻度
  • ボード:個人・家族

タスクが発生する周期ごとに分けて管理する方法です。

あ、社食利用料の払い込み忘れてた…

なんてついつい忘れてしまうことも、きっちり管理できます。

基本的に「毎日」のタスクを、次に「毎週」、それでも余裕があれば「毎月」を…とタスクを消化していきます。

「偶数月」「3の倍数月」という周期を作ると、掃除や衣替えタスクの作成時に役立ちます。

不規則に発生したタスクは「臨時」にとりあえず入れるようにすると忘れません。

個人でのTrelloの使い方②:分担単位

個人-分担
分担単位での管理例
各項目の定義
  • カード:タスク
  • リスト:担当者
  • ボード:家族

誰の作業かをわかりやすくしたパターンです。

家族で共有すれば「誰かがやってくれるはず」といった思い込みが無くなります。

サボったらすぐバレちゃいますね。

パパ
パパ

ママの代わりに月謝を振り込んでおこう

まだ終わっていないカードを代行、つまりお手伝いをしてくれるようになるかもしれませんよ。

個人でのTrelloの使い方③:作業内容単位

個人-作業内容
作業内容単位での管理例
各項目の定義
  • カード:タスク
  • リスト:作業内容
  • ボード:個人・家族

家事は家事ごとに、副業は副業ごとにまとめて管理する方法です。

上の例だと圧倒的に「家事」が多くなりそうなので、「家事(重要)」リストを追加して重要度でさらに分割してみるとイイですね。

さいごに

ポイントとメモ

今回提案した使い方の他にも、もっとイイ使い方があるかもしれません。

もし見つけたらどんどん紹介していきますね。

うまくTrelloを使いこなせば、タスク管理に悩まされることが無くなりますよ。

今回提案したTrelloの使い方

  • プロジェクト
     進捗単位、メンバー単位、期限単位
  • 個人
     発生頻度単位、分担単位、作業内容単位

プロジェクトで使うにはガントチャートが必要になってきますが、残念ながら標準機能として備わっていません。

ですが無料の拡張機能を追加することで、自動でチャートを作成してくれます。

このように、標準機能では物足りなくても、機能を拡張することで思い通りの使い方ができるのもTrelloの良い所です。

拡張機能はいっぱいあるので、それに関しては別途記事を作成予定なのでお楽しみに…。

無料で始められるTrelloを駆使して、タスク管理をラクにしましょう。

スマホアプリもあるので、まずは気軽に試してみるといいですよ!

公式サイト「Trello(https://trello.com/)

 


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